事業年度の終了が3月末のNPO法人の場合、総会の開催準備を始めていることと思います。

新型コロナウイルス感染症の拡大の状況においての総会開催について、下記の方法があることをお知らせします。新型コロナウイルス感染症の対応によって、社員総会の開催が困難となっている場合等の対応について、内閣府NPOホームページにQ&Aが追加掲載されております。参照ください。

内閣府当該ページURL(https://www.npo-homepage.go.jp/news/coronavirus/coronavirus-qa)

１．みなし総会(持ち回り決議)

法律では「社員総会の決議の省略」（特定非営利活動促進法第14条の9）を定めており、書面と電磁的記録(メールやFAXなど)による社員総会の開催や、「みなし総会(持ち回り決議)」も制度上可能です。

みなし総会(持ち回り決議)とは、総会を開催せずに書面または電磁的記録を用いて総会決議があったとみなすものです。

条件として、社員(正会員)全員から同意の意思表示が必要になります。

◆開催の流れ

① 理事会で提案事項を議決します。

② 社員(正会員)全員に提案書(併せて同意書及び資料)を送付します。

③ 社員(正会員)が同意書に意思表示をして返信します。

④ 社員(正会員)全員からの同意書を受け取り、議決をします。

⑤　議決の成立日は最後の同意書が到着した日になります。

⑥ 議事録を作成します。

※提案書や同意書、みなし総会時の議事録に関する書き方例は下記からダウンロードできます。

・提案書：みなし総会　提案書

・同意書：みなし総会　同意書

・議事録：みなし総会　議事録

２．書面表決または委任状を用いた総会

出席者の大多数が「書面表決」また「委任状」で総会を開催する方法です。

◆開催の流れ

① 理事会で審議事項を議決します。

② 通常通り定款に沿って「日時」「場所」「審議事項」を記載した案内を社員(正会員)に送付します。

※定款上「日時」「場所」も案内に記載しなければいけません。

どうしても総会に直接参加したい方を除いて、書面または委任状での表決を依頼します。

③ 定款に記載した総会の定足数を満たすように、「書面表決」または「委任状」を集めます。

④ 総会当日は、総会の議長1名(法人代表者が望ましい)及び議事録署名人2名(加えて、直接参加したい方)が集まり、通常通り総会を開催します。

⑤ 書面表決者及び委任状の提出者の数を出席者数に加えて、議事録を作成します。

※書面表決と委任状の違い

書面表決：審議事項を記載した書類に対して賛成・反対を選んで返信していただきます。

委任状：総会での議決権を議長または出席者に委任します。

3.WEB会議等オンラインでの開催

WEB会議等でオンラインでの総会の開催です。

◆開催の流れ

①理事会で審議事項を議決します。

②通常通り定款に沿って「日時」「場所」「審議事項」を記載した案内を社員(正会員)に送付します。

※定款上「日時」「場所」も案内に記載しなければいけません。WEBを用いたビデオ会議等の話し合いが行える手段での参加を依頼します。

③ 総会を開催し、会場の出席者に、WEBを用いた参加者を加えて審議します。その場合は、役員のみならず、社員(正会員)も発言したいときは自由に発言できるようにマイクを準備し、その発言を他者や他の会場にも即時に伝えることができるような情報伝達の双方向性、即時性のある設備・環境が整っていることが必要です。

④総会の議事録作成時には、出席者のうちWEBでの参加が何名だったのか記載します。

※全員がオンライン出席の場合の留意点

・基本は上記と同じですが、「案内」及び「議事録」の開催場所は「オンライン会議システムによる開催」と記載します。

完全オンライン総会が可能なようなのですが、出席したくても出られない人など、総会開催場所がオンライン上にあるために不利益を被る人がいないようにするための配慮が必要です。

・何か起きた場合は議長が主に判断されることになると思いますが、正会員の接続が不安定な場合や途切れてしまった場合にサポートができる体制を整えるなど実施方法について工夫するなどが必要です。議長も含めて全員が不慣れな状況の場合もあり、会議の冒頭で接続不良があった場合の進め方や、賛成・反対の意思表明の方法、正会員が発言するための方法などについて、ルールを確認することをお勧めします。

また声や文字だけでは、なりすましの可能性もあるため、きちんと顔を確認して出席とすることが必要だとも言われています。

「2.書面表決または委任状を用いた総会」及び「3.WEB等ネットワーク技術を用いた開催」は併用可能です。

４．総会の開催を延期

4月21日に内閣府のホームページが更新され、所轄庁に対して2020年1月1日以降6月末までに提出期限が到来した事業報告書等について、提出が遅延した場合、2020年9月末までを目安に督促等を行わないことを含めた対応が依頼されました。

事業年度終了が3月末の法人は、提出期限である6月末が来ても9月末までは柔軟に対応が可能です。

※提出が遅れそうな法人は、所轄庁や権限移譲されている自治体にご相談ください。

※役員選任の時期の場合は、総会の時期を延期した場合、役員の任期に合わなくなる場合がありますので、ご注意ください

総会の開催等でご不明な点やお悩みのことがございましたら、三重県環境生活部　ダイバーシティ社会推進課　NPO班までお問い合わせください。